Ievads
MONEO ir moderna biznesa vadības sistēma, kas apvieno visu uzņēmuma nodaļu informāciju vienotā datu plūsmā. Programmā ir ērti un vienkārši strādāt, vadībai tā piedāvā visaptverošus pārskatus un padziļinātu biznesa rezultātu analīzes iespējas.
Programmā ir iebūvētas daudzas funkcijas, kas nodrošina detalizētu un komplicētu uzskaites uzdevumu izpildi, taču šeit aprakstītie programmas darbības principi vijas cauri visā programmā un tādēļ mēs iesakām izlasīt šo rokasgrāmatu arī jebkuram jaunam programmas lietotājam, kas nav piedalījies programmas apmācībā, lai ātri izprastu kā darbojas programma kopumā un uzzinātu kā ātrāk paveikt ikdienas darbus.
Instalācija un pieslēgšanās
Instalācija
- lejupielādē programmu, norādot lejupielādes vietu;
- programmas instalācija notiks automātiski; (ko darīt, ja redzi Windows Defender SmartScreen paziņojumu, lasi šeit)
- pēc instalācijas atvērsies pieslēgšanās logs.
Datoriem ar MacOS operētājsistēmu pēc lejupielādes un atarhivēšanas instalācijas fails jāpārnes ārpus Downloads mapes, piemēram uz Documents, jo MacOS iebūvētā aizsardzība neļauj programmu palaist no Downloads mapes.
Pieslēgšanās
Pieslēgšanās logā ievadi saņemto Lietotājvārdu vai reģistrācijas procesā norādīto E-pasta adresi un Paroli un nospiedi Pieslēgties.
Lai pieslēgtos programmas demo versijai, izmanto:
lietotājvards: demo
parole: demo
Aizmirsu paroli
Ja esi aizmirsis pieslēgšanās paroli:
- nospied uz Atjaunot paroli;
- ievadi pieprasītos datus
- apstiprini paroles atjaunošanu.
- jaunu pieslēgšanās paroli saņemsi savā e-pastā.
Paroles maiņa
Lai nomainītu paroli:
- MONEO programmas loga augšējā rīkjoslā izvēlieties Rīki -> Mainīt paroli;
- aizpildi jaunās paroles datus;
- saglabā.
Darba vide
Darba virsmas
MONEO sistēmas darba vide ir sadalīta divās daļās: Izvēlnes logs un Lietotāja darba virsma. Izvēlnes logā attēlotas pieejamās funkciju izvēlnes, bet Lietotāja darba virsma ir personalizēta īsceļu un biežāk lietoto instrumentu logs.
Moduļi
Katrs MONEO modulis ir funkciju kopums, kas atbalsta kādu uzņēmuma darbības jomu, piemēram: realizācijas modulis, noliktavas modulis, pasūtījumu modulis u.c. MONEO funkcionālo moduļu klāsts tiek papildināts. Šobrīd visu pieejamo funkciju sarakstu un to funkcijas varat aplūkot šeit.
Katrs modulis ir papildināts ar šai darbības jomai nepieciešamajiem ierakstu sarakstiem, dokumentiem, atskaitēm, iestatījumiem, eksportiem un importiem.
Izvēloties kādu no moduļiem, izvēlnē mainās arī ierakstu saraksti, pieejamās atskaites un pārējās funkcijas. Piemēram, izvēloties moduli Realizācija, redzēsi Rēķinu, Maksājumu un Klientu sarakstus, bet izvēloties moduli Kase, redzēsi Kases ieņēmumu orderu, Kases izdevumu orderu un Kontaktu sarakstus.
Ierakstu saraksti
Sarakstos glabājas dokumentu ieraksti, kas hronoloģiski numurēti. Piemēram, Rēķinu sarakstā saglabāti rēķini, Klientu sarakstā – klienti utt. Šeit iespējams atlasīt, meklēt un veidot jaunus ierakstus.
Īsceļi uz lietotāja darba virsma
Pielāgošana sava darba vajadzībām
Lietotāja darba virsmā saglabā biežāk lietotās MONEO funkcijas, kas ir attēlojas šeit kā ikonas. Šie īsceļi vienmēr saglabāsies darba virsmā, neatkarīgi no izvēlētā moduļa, arī tad, ja pieslēgsies MONEO no cita datora.
Lai pievienotu logu īsceļiem:
- atver jubkuru sarakstu, ierakstu, atskaiti vai citu sev svarīgu programmas logu;
- aktivizē īsceļa (zvaigznītes) ikonu;
- īsceļš parādīsies uz Tavas darba virsmas;
- novieto īsceļa ikonu sev vēlamā vietā un pārsauc to.
Iesakām izlasīt:
Kā īsceļu vari saglabāt arī atskaiti ar noteiktiem atlases parametriem. No atskaites definēšanas loga izvēlies darbības -> saglabāt kā jaunu atskaiti. Saglabā atskaiti un pievieno to darba virsmai.
Jauna ieraksta veidošana
Lai vienkāršotu iepazīšanos ar MONEO darbības principiem, šeit apskatīsim gadījumu, kad jāveido ir rēķins.
Ātrā rēķina izveide kopējot
Ja jāveido līdzīgi ieraksti: līdzīgi rēķini, līdzīgi piedāvājumi un tml.., to izdarīt ir daudz ātrāk, ja kopē iepriekš izveidotu ierakstu. Piemēram, lai izveidotu rēķinu par šī mēneša pakalpojumiem, kopē iepriekšējā mēneša rēķinu, tad atliks pakalpojuma aprakstā tikai nomainīt mēneša nosaukumu un lieta ir darīta! Rēķina datums, samaksas termiņš, artikuls, klienta dati un summas būs nokopētas.
- atver sarakstu Rēķini modulī Realizācija;
- sāc rakstīt klienta nosaukumu un MONEO atlasīs šī klienta esošos rēķinus;
- iezīmē pēdējo klienta rēķinu ar klikšķi;
- spied ikonu “kopēt”, tūdaļ atvērsies jauns rēķins, ar nokopētu informāciju. Rēķinam būs šodienas datums. Rēķina statuss būs “Jauns ieraksts” kamēr to neesi saglabājis;
- saglabā rēķinu, spiežot ikonu “saglabāt” vai izmanto taustiņu kombināciju Shift+Enter, rēķina statuss mainīsies uz “Pārskats”.
Jebkuru MONEO ierakstu ar statusu “Jauns ieraksts” vai “Pārskats” Tu vai vienkārši mainīt gan šobrīd, vai atverot to vēlāk. MONEO neļaus mainīt tos ierakstus, kuros ir atzīme “Grāmatots” vai “Apstiprināts”. Šādus ierakstus var labot īpašā kārtībā.
Jauna rēķina izveide:
- izvēlies moduli Realizācija;
- atver sarakstu Rēķini;
- spied + ikonu vai taustiņu kombināciju Cmd+N (Mac datorā) vai Ctrl+N (Windows datorā)
- atvērsies tukšs rēķina ieraksts, rēķina statuss būs “Jauns ieraksts” kamēr to neesi saglabājis;
Ar sarkanu līniju ir apvilkti tie lauki, kas jāaizpilda obligāti, lai ierakstu varētu saglabāt.
5. aizpildi nepieciešamos laukus ierakstot datus vai meklējot vajadzīgo no iepriekš sagatavota saraksta (ja laukā ir redzama ⌄ ikona), piemēram laukā samaksas termiņš, nospiežot uz ⌄ redzams sarakst ar sistēmā izveidotiem samaksas termiņiem;
6. spied ikonu “saglabāt” vai taustiņu kombināciju Shift+Enter, rēķina statuss mainīsies uz “Pārskats”.
⌄ ikonas vietā vari izmantot taustiņus Cmd+Enter (Mac datorā) vai Ctrl+Enter (Windows datorā)
Rēķina izdruka
Izdrukāt rēķinu var speižot uz ikonas “drukāt”, bet priekšskatīt – spiežot uz ikonas “priekšstatīt”. Ekrānā redzamo rēķina izdrukas izskatu var mainīt – pievienot savu logo, mainīt tekstu un izkārtojumu, tam nepieciešams rediģēt izdrukas sagatavi.
Iesakām izlasīt:
Automātiskā grāmatvedība
Jebkuram MONEO ierakstam, kas saistīts ar grāmatvedību var automātiski veidot arī grāmatojumu. Šādā gadījumā ierakstā jāaktivizē rūtiņa Grāmatot un jāsaglabā ieraksts. MONEO automātiski izveidos grāmatojumu izvēloties kontus, kas iepriekš iestatīti MONEO sistēmas iestatījumos.
MONEO ierakstu ar atzīmētu Grāmatot rūtiņu vairs nevarēsi labot.
Visi izveidotie grāmatojumi tiek saglabāti Finanšu moduļa Grāmatojumu sarakstā. Ieraksta grāmatojumu vari uzreiz apskatīt: no ieraksta ikonas darbības (trīs punkti) izvēlies “atvērt grāmatojumu” vai izmanto taustiņu: (Ctrl+T) Win datoram vai (Shift+Cmd+T) Mac datora.
Tāpat, aplūkojot gāmatojumu ierakstus vari atvērt irakstu no kura tas tika izveidots: no grāmatojuma ieraksta darbībām (trīs punkti) izvēlies “Atvērt apakšierakstu”.
Automātiski izveidotajiem grāmatojumiem grāmatojuma numuram ir pievienoti burti – piemēram IREK, REK, MU, MAKS, KIEN u.c., kas redzami Grāmatojuma saraksta logā. Šie burti norāda uz dokumenta nosaukumu, kuram ir veidots grāmatojums, bet grāmatojumiem, kuriem nav burtu ir veidoti “ar roku”. Piemēram:
IREK – ir iepirkuma rēķina grāmatojums;
REK – realizācijas rēķina grāmatojums;
MU – maksājuma uzdevuma grāmatojums;
MAKS – maksājuma grāmatojums;
KIEN – kases ieņēmumu ordera grāmatojums u.t.t
Automātiskā ierakstu grāmatošana notiek atbilstoši sistēmas iestatījumiem. Lai mainītu, piemēram, realizācijas rēķina grāmatošanas noteikumus, MONEO programmas augšējā izvēlnē atver: Iestatījumi (Win) vai MONEO ->Iestatījumi (Mac datoram) -> Realizācijas kontējums.
Darbs ar ierakstu sarakstiem
Ierakstu saraksti ir vieta, kur saglabājas visi izveidotie ieraksti. Rēķinu sarakstā saglabājas visi izveidotie rēķini. Ja Tavā sistēma ir daudz ierakstu, un bieži vien ir vajadzīgs atrast vienu vienīgo ierakstu no tūkstoša, izmanto ierakstu kārtošanu un filtrēšanu. Apskatīsim kā strādāt ar Rēķinu sarakstu un rēķinu ierakstiem, lai atlasītu un meklētu vajadzīgo.
Jebkuram MONEO ierakstu sarakstam Tu vari pievienot (arī slēpt) datu kolonnas, lai tajās sāktu meklēšanu. Saraksta loga kolonnu virsrakstu rindā, spied uz ikonu ” > ” un aktivizē vai slēp sev vajadzīgās vai liekās kolonnas. Pārskata logā tās iespējams pārbīdi un sakārtot sev ērtā veidā.
Datu kārtošana
Ja datus nepieciešams sakārtot augošā vai dilstošā (arī alfabēta) kārtībā, vienkārši noklikšķini uz kolonnas nosaukuma un lieta darīta!
Datu filtrēšana un meklēšana
Lai filtrētu datus:
- saraksta logā nospied uz “filtra” ikonas;
- parādīsies filtru panelis zem kolonnu nosaukuma;
- ieraksti kādu teksta daļu vai vērtību vienā vai vairākos filtra laukos un MONEO atlasīs ierakstus, kas atbilst šiem parametriem.
MONEO datu filtri ir ļoti jaudīgi – Tu vari pievienot tik daudz atlases parametru cik vēlies, kamēr atlasi un atrodi vēlamo! Īpaši prasīgiem lietotājiem MONEO piedāvā iespēju atlasīt datus arī pēc vārda sākuma burta, izmantojot “<“ un “>” zīmes; nosacījumus “izņemot”, “vai”, “un”, “robežās” un daudzus, daudzus citus.
Iesakām izlasīt:
Filtra saglabāšana
Ja izveidoto datu filtru Tu vēlies lietot regulāri, vienkārši saglabā filtru un piešķir tam savu nosaukumu! Tavus saglabātos filtrus varēs lietot arī Tavi kolēģi, ja atzīmēsi“globāls”.
- izveido filtru, ievadot atlases parametru filtra logā;
- spied ikonu “saglabāt”;
- piešķir filtram nosaukumu un atzīmē: vai tas būs pieejams arī citiem MONEO lietotājiem – globāls.
Ar Excel vēl jaudīgāk
MONEO un Excel ir lieli draugi! Programmā ir vairākas vietas un iespējas kā izmantot integrāciju ar Excel (vai citu tabulu programmu, piemēram OpenOffice vai Numbers) savā labā! Darbus varēsi pabeigt ātrāk un efektīvāk.
Excel ikona ieraksta logā
Jebkurā MONEO ieraksa loga rīkjoslā ir redzama Excel ikona. To nospiežot dotais ieraksts atvērsies Excel programmā, saglabājot informācijas izkārtojumu.
Ierakstu saraksts Excel
Ierakstu saraksta rīkjoslā, tāpat ir redzama Excel ikona, to nospiežot visi logā redzamie dati tiks atvērti kā Excel tabula. Ja vēlies, sākumā atlasi, filtrē un sakārto ierakstus un tad spied Excel ikonu. Piemēram, ja vēlies nosūtīt uz Excel visus šī gada rēķinus, kas izveidoti noteiktam klientam.
Kopēšana uz Excel
Iezīmē vienu vai vairākas saraksta rindas pieturot Shift taustiņu vai Ctrl (Win) / Cmd (Mac) taustiņu, ja ieraksti nav pēc kārtas, spied ierastos Ctrl+C -> Ctrl+V taustiņus, lai nokopētu un ievietotu šos datus Excel tabulā.
MONEO ir draugos ne tikai ar Microsoft Excel, bet arī ar citām tabulu programmām, piemēram: Open Office vai Numbers (Mac)
Kopēšana no Excel uz MONEO
Iespējama arī datu kopēšana no Excel uz MONEO tabulu ieraksta logā. Piemēram, tā ir iespējams nokopēt apjomīgu piegādātāja rēķinu no Excel faila uz MONEO. Iezīmē kolonnu ar preču nosaukumiem Excel failā, spied Ctrl+C un tad iezīmē pirmo lauku nosaukuma kolonnā un spied Ctrl+V, tāpat var rīkoties ar daudzuma un cenu kolonnām!
Atskaite uz Excel
Jebkuru MONEO atskaiti vari atvērt Excel programmā saglabājot tās izkārtojumu un formātu – vienkārši un arī ļoti glīti!
- nospied uz Atskaites MONEO Izvēlnes logā;
- izvēlies savu atskaiti (ja meklētā atskaite nav sarakstā, iespējams Tev ir jāpārslēdz funkciju Modulis, jo atskaišu saraksts katrā modulī ir atšķirīgs, atbilstošs moduļa funkcijām);
- ievadi atlases parametrus (datumu, aģentu u.c.);
- spied ikonu saglabāt atskaites rīkjoslā vai taustiņu kombināciju Ctrl+Enter;
- atskaite tiks attēlota uz ekrāna, šeit augšējā rīkjoslā redzēsi Excel ikonu;
- spied uz Excel ikonas un atskaite atvērsies Excel programmā.
Atskaites
MONEO piedāvā dažādas finanšu atskaites un citus biznesa pārskatus dažādos griezumos un detalizācijas pakāpēs. Visa informācija atskaitēs ir vienmēr aktuāla un nav jāveic nekādas citas darbības, lai iegūtu šī brīža datus atskaitēs. Neatkarīgi notā vai programmu lieto viens cilvēks, vai vairāki darbinieki nošķirots birojos, visi saglabātie ieraksti tiešsaistē nonāk vienā datu mākonī.
MONEO atskaites ir elastīgas un vienkārši maināmas, atbilstoši Tavām vajadzībām. Katru atskaiti iespējams sagatavot gan kopskatā, gan izvēloties dažādas detalizācijas pakāpes.
Atskaišu aprēķināšana:
Lai aprēķinātu jebkuru atskaiti:
- izvēlies Moduli, piemēram, Realizācija;
- noklikšķini uz Atskaites, atvērsies šajā Modulī pieejamais atskaišu saraksts;
- izvēlies vajadzīgo atskaiti, vari arī meklēt pēc jebkura vārda;
- atvērsies atskaites definēšanas logs, kurā iespējams norādīt nepieciešamos atlases parametrus kā piemēram, sākuma un beigu datumu, klienta reģistrācijas valsti, tikai pavadzīmes un tml. parametrus.
Rēķinu žurnālā ir divas izvēlnes rūtiņas Grāmatots un Negrāmatots, ja abas ir tukšas, atskaite atspoguļos visus izveidotos rēķinu ierakstus, ja atzīmēsi Grāmatots – atskaite atspoguļos tikai tos rēķinus, kuriem ir atzīme Grāmatot.
5. nospied ikonu “saglabāt” vai taustiņu kombināciju Shift+Enter, lai aprēķinātu atskaiti.
Atskaites definēšanas logā redzamos atlases laukus Tu vari papildināt ar jebkuru citu atlases lauku, kas eksistē rēķinu ierakstā. Izvēlies “Papildu filtri” un pievieno trūkstošos laukus atskaites definēšanas logam.
izveidoto atskaiti ar atlases parametriem vai papildu atlases laukiem Tu vari saglabāt kā jaunu atskaiti, kas būs pieejama Moduļa atskaišu sarakstā vai uz Tavas darba virsmas. Nospied uz ikonas darbības (trīs punkti), izvēlies “saglabāt kā jaunu atskaiti” un piešķ atskaitei savu nosaukumu.
MONEO atskaites aprēķina un attēlo uz datora ekrāna. Atskaitē ar zilu krāsu ir iezīmētas saites (links). Klikšķinot uz šādu saiti atvērsies saistītais ieraksts (piemēram: klikšķinot uz rēķina numuru, atvērsies šis rēķins; klikšķinot uz klienta nosaukuma, atvērsies klienta ieraksts.
Darbības ar atskaitēm
Jebkuru uz ekrāna aprēķinātu MONEO atskaiti ir vienkārši:
- saglabāt kā pdf failu;
- atvērt kā Excel failu, ar saglabātu atskaites formātu;
- vai nosūtīt uz e-pastu kā pdf pielikumu.
To visu var veikt ar vienu klikšķi, izmantojot atskaites loga ikonas:
Atskaišu aprēķināšana nekādā veidā neietekmē programmā ievadītos datus un pārējo lietotāju darbību, tāpēc vari atvērt un pārrēķināt atskaites vairākkārt.
Lietvedības automatizācija
Integrācija ar Word
MONEO maksimāli automatizē lietvedības un dažādu grāmatvedības dokumentu veidošanu, izmantojot Word (vai līdzīgas teksta programmas WPS) faila šablonus, kas satur MONEO ierakstu datus un vērtības. Šādus lietvedības dokumentus varēsiet izdrukāt ar viena klikšķa palīdzību tieši no MONEO ieraksta loga.
Piemēram: iespējams sagatavot standarta preces garantijas talonu, pakalpojumu līgumu un tamlīdzīgus dokumentus, kas satur tekstu (aprakstu) un MONEO datus (preces nosaukums, pirkuma datums, pircēja nosaukums u.c.). Šādu garantijas talonu varēsi izdrukāt tieši no realizācijas rēķina loga, izmantojot Word vai citu teksta programmu (Open Office, Pages, Libra Office u.tml.).
Lietvedības automatizācijas funkcijas ir īpaši noderīgs arī:
- algu un personāla modulī – sagatavojot darba līgumus, darba aprakstus un rīkojumus;
- realizācijas modulī – sagatavojot garantijas talonus, piegādes līgumus;
- un jebkurā citā modulī kur Tev ir nepieciešama dokumentu izdruka, kas nav pieejama MONEO dokumnetu sarakstā.
Word integrācijas ikona, kas ļauj izdrukāt dokumentu no MONEO ieraksta loga būs redzama tikai tad, kad ir izveidots un piesaistīts Word šablons šim ieraksta logam.