Grāmatvedības programmas izvēle bieži vien tiek atstāta grāmatvežu ziņā. Ir sastaptas situācijas, ka pieņemot darbā grāmatvedi, darbinieks nāk kopā ar “savu” grāmatvedības programmu! Vai šāda pieeja sevi attaisno mūsdienu tehnoloģiju vidē, ko nozīmē mūsdienīga grāmatvedības programma un kā izvēlēties uzņēmumam piemērotāko risinājumu?
Grāmatvedības programmas izvēle, ja izmanto ārpakalpojuma grāmatvedi.
Ja esi mazs uzņēmums, kurā ir tikai 2-3 darbinieki, un ikdienas biznesa uzskaites procesi ir vienkārši, iespējams, ka grāmatvedības programmas izvēle patiešām ir jāuztic savam grāmatvedim, taču arī šeit mums ir padoms: visizdevīgāk šādā situācijā ir strādāt ar ārpakalpojuma grāmatvedi, kas piedāvā pieslēgties ārpakalpojuma grāmatvedības programmai, lai pārskatītu atskaites vai izveidotu rēķinus.
Ja strādāsi ar savu ārpakalpojuma grāmatvedi vienotā grāmatvedības programmā, abi būsiet ieguvēji. Tev būs vairāk kontroles par notiekošo, bet tavam grāmatvedim – mazāk manuāla datu ievades darba.
Grāmatvedības programmas funkcijas. Cik daudz spēj izvēlētā grāmatvedības programma?
Ja esi vidēji liels uzņēmums, nodarbini 10 darbiniekus vai apkalpo lielāku klientu loku, uzskaites procesi un aprites dokumentu skaits pieaug, plānošanai un finanšu kontrolei ir lielāka nozīme veiksmīga uzņēmuma darbībā.
Šādā gadījumā vienkāršais grāmatvedības programmas izvēles process pārtop par visai sarežģītu un daudzpusīgu programmatūras un uzņēmuma vajadzību izpēti.
Nav noslēpums, ka finanšu uzskaite nesākas un nebeidzas grāmatvedības nodaļā. Tā aptver visas uzņēmuma darbības jomas: pārdošanu, krājumu vadību, mārketingu un tā tālāk. Tādēļ, ieteicams, aptvert vai izvēlētā programma spēs automatizēt maksimāli daudz nepieciešamo uzņēmuma procesu.
Moderna un spēcīga grāmatvedības programma mūsdienās veic plašu grāmatvedības funkciju izpildi:
- spēj importēt digitalizētus čekus
- nodrošina elektronisko dokumentu apmaiņu
- automatizē grāmatošanu kontos
- veic avansa norēķinu uzskaiti
- kases un bankas darījumu uzskaiti
- pamatlīdzekļu uzskaiti
- gatavo EDS atskaites
- aprēķina algas
Tāpat, modernai grāmatvedības programmai būtu jānodrošina:
- personāla uzskaiti un personāla lietvedības automatizāciju;
- projektu ieņēmumu un izmaksu uzskaiti;
- datu pieejamību un kontroli dažādām darbinieku lomām;
- jābūt aprīkotai ar dažādiem darba automatizācijas rīkiem;
- noliktavas uzskaites (ja nepieciešams) integrāciju ar finanšu vadību;
- jāveic pašizmaksas aprēķinu;
- jānodrošina aktuālu informāciju (tiešsaistes) jebkurā mirklī;
- vienkāršu dokumentu un atskaišu sūtīšanu pa e-pastu un datu nosūtīšanu uz Excel.
Grāmatvedības programmu funkciju un iespēju klāsts kļūst aizvien plašāks un spēcīgāks. Pilnīgi noteikti, uzņēmumam nebūs iespējams apzināt un pārbaudīt visas savas vajadzības kādā no sistēmām, turklāt nekad nav iespējams zināt kādas vajadzības parādīsies nākotnē.
MONEO iesaka grāmatvedības programmas izvēles procesā un prasību sastādīšanā iesaistīt galvenos uzņēmuma nodaļu darbiniekus un uzņēmuma vadību, lai iegūtu vispusīgu priekštatu par uzņēmuma vajadzībām.
Ilgtspējīgu grāmatvedības programmas izvēlē ieteicams ņemt vērā dažus programmas ilgtspējas parametrus.
Cik ilgtspējīga ir grāmatvedības programma?
- Grāmatvedības programmas attīstība un atjaunināšana.
Ieteicams novērtēt cik bieži tiek atjaunināta programmatūra un cik sarežģīts atjaunināšanas process ir klientam. Mainās ne tika likumdošana, bet arī tehnoloģija, tādēļ ilgtspējīga būs tāda programma, kas nepārtraukti tiek attīstīta un versijas maiņa lietotājiem ir vienkārša un ātra.
- Grāmatvedības programmas pielāgošanas iespējas
Neskatoties uz plašo programmas funkciju klāstu, bieži vien daļa no tām nav vajadzīga tavam uzņēmumam, bet tās funkcijas, kas ir nepieciešamas – nav pieejamas. Tādēļ ieteicams noskaidrot vai ir iespējams pielāgot grāmatvedības programmas funkcijas uzņēmuma vajadzībām cik ātri un cik tas izmaksā.
Visbiežāk uzņēmums vēlas pielāgot atskaites un dokumentu izdrukas. Prātīgi būtu pārbaudīt kā tas notiek, un vai to ir iespējams paveikt bez programmēšanas. Jāpievērš uzmanība, ka daudzu programmu kods nav elastīgs un pat vismazākās izmaiņas ir jāpasūta programmētājiem, kas var aizņemt gan laiku, gan papildu resursus. Taču, ja programma ir uzbūvēta gudri, daudzas izmaiņas ir veicamas mainot tikai iestatījumus.
Vai programma ir savienojama ar citām sitēmām?
Efektīvam uzņēmuma darbam ir svarīgi, lai grāmatvedības programmas informācija nebūtu izolēta. Tai jāspēj “sarunāties” arī ar citām programmām. Tādēļ svarīgi ir apzināties kādas ir savienošanas un sistēmu integrācijas iespējas. To nosaka tādas tehnoloģijas kā:
- API – tā ir lietojumprogrammu saskarne, kas sniedz iespēju veikt drošu un automātisku datu apmaiņu starp dažādām sistēmām un pakalpojumiem, piemēram, nosūtot atskaites uz VID EDS sistēmu vai uzņēmuma interneta veikalu.
- Datu eksporta un importa iespējas un formāti. Ja programma piedāvā iespēju apmainīties ar failiem formātā .csv, vai .xml tad visticamāk, būs iespējams gan nosūtīt gan saņemt datus no citām sistēmām, veicot failu eksportu un importu.
- Automātiski eksporti un importi. Jautājiet, vai grāmatvedības programma spēj automātiski veikt datu eksportu un importu. Tas atvieglos un automatizēs ikdienas darbu, piemēram, kad vēlēsieties apmainīties ar kases aparāta datiem, vai importēt interneta veikala realizāciju.
Vai dati ir drošībā un vai tie ir pieejami?
Nav noslēpums, ka grāmatvedības programma, kas instalēta tikai uz grāmatveža datora – tas nav drošs risinājums. Tādēļ tik populāri ir kļuvuši mākoņrisinājumi. Ja grāmatvedības programmas dati glabājas mākonī, tas nozīmē, ka lietotājam nav jārūpējas par dažādām tehniskām prasībām – servera darbības stabilitāti, brīvo vietu, datu rezerves kopēšanu un aizsardzību. Mākoņrisinājums ir drošs un nodrošina lietotājiem iespēju strādāt ar sistēmu attālināti – no jebkuras vietas, izmantojot interneta pieslēgumu.
Kādas ir klientu atsauksmes?
Noteikti jautājiet grāmatvedības programmas piegādātājiem par klientu atsauksmēm. Ņemiet vērā, ka visvērtīgākā būs tāda atsauksme, kas nāk no klienta, kas darbojas jūsu nozarē un ir līdzīgs darbības apjomā.
Iepazīsti MONEO lietotāju atsauksmes šeit.
Kādas ir kopējās programmas izmaksas?
Aprēķinot kopējās grāmatvedības programmas izmaksas rēķinies ar:
- Licences maksa. Parasti fiksēta un zināma, pērkot vai īrējot programmu.
- Pielāgojumu izmaksas (ja tādi ir nepieciešami). Svarīgi ir noskaidrot kādus papildu pielāgojumus būs jāveic un cik tie izmaksā, kā arī vai tie darbosies programmu atjauninot. Lielos un sarežģītos projektos šādas izmaksas iespējams aprēķināt tikai pēc detalizētas priekšizpētes.
- Ieviešana. Izmaksas, kas radīsies iestatot programmas funkcijas, atbilstoši individuālajām vajadzībām. Individuālās prasības tiek noskaidrotas intervijās, kas lielākos projektos kopā sastāda ieviešanas plānu un specifikāciju. Šis darbs prasa zinoša konsultanta pieaicināšanu, kas arī sastāda papildu izmaksas.
- Datu pārnešana. Kad sistēma ir iestatīta atbilstoši prasībām, sākas datu pārnešana. Tie ir gan sākuma atlikumi, gan klientu un piegādātāju kontakti, darbinieki, artikuli, kontu plāns utml. Ja datu apjoms ir liels un to nav gatavs darīt pats klients, tas prasa konsultanta iesaisti, lai sagatavotu datus importam.
- Apmācība. Kvalitatīva apmācība ir garants veiksmīgai sistēmas lietošanai. Ja apmācība ir individuāla, tā izmaksās dārgāk, tas parasti ir nepieciešams, ja uzņēmuma procesi ir individuāli. Dažkārt var izvēlēties klases apmācības, vai optimizēt izmaksas, izvēlēties pašmācību – rokasgrāmatas.
- Uzturēšana un lietotāju atbalsts. Svarīgi izprast vai programmas jauninājumi klientiem tiek piedāvāti bez maksas vai par papildu samaksu. Tāpat, ir jānoskaidro, vai klients var saņemt vajadzīgo atbalstu lietošanas laikā.
MONEO cenu lapa ir vienkārša un saprotama. Lasi vairāk par cenām šeit.
