Kas ir e-rēķini Latvijā?
E-rēķini ir elektroniski rēķinu xml faili, kas tiek veidoti un nosūtīti īpašā PEPPOL formātā (xml faila formā). Šis formāts ir saskaņots Eiropas Savienības valstu līmenī, lai nodrošinātu standartizētu un drošu rēķinu apmaiņu starp uzņēmumiem un iestādēm.
Svarīgi ir saprast, ka ne katrs xml fails ir e-rēķins, jo tikai šis viens – PEPPOL BIS Billing 3.0 formāts būs atbilstošs Latvijas e-rēķinam. E-rēķina dati ir grūti salasāmi cilvēkam, bet viegli saprotami sistēmām, kurās ir atbilstoša funkcija PEPPOL e-rēķina atšifrēšanai.
Atverot e-rēķina xml failu, tas izskatās šādi:
E-rēķinu izmantošana Latvijā ir noteikta pakāpeniski:
- No 2025. gada 1. janvāra e-rēķini ir obligāti, sūtot rēķinus valsts un pašvaldību iestādēm.
- No 2026. gada 1. janvāra e-rēķini būs jāizmanto visiem komersantiem.
Kas ir PEPPOL?
PEPPOL ir “Pan-European Public Procurement Online”. Tas ir Eiropas Savienības izveidots standarts un infrastruktūra, kas ļauj uzņēmumiem un publiskajām iestādēm Eiropas valstīs automatizēti un droši apmainīties ar elektronisku dokumentu datiem, piemēram, pasūtījumu datiem, e-rēķinu datiem.
Ko tas nozīmē lietotājiem?
Uzņēmējam un grāmatvedim tas nozīmē, ka ierastā papīra formāta rēķina vai pdf rēķina vietā tagad saņemsim un sūtīsim rēķinu xml formātā. Jāpiebilst, ka xml fails ir gana gudrs un var saturēt arī pdf rēķina pielikumu, taču, lai to ieraudzītu, būs nepieciešama sistēma, kas to var atšifrēt.
E-rēķini ievieš pārmaiņas ne tikai failu formātā, bet arī liek uzņēmumam pārdomāt dažādas darba plūsmas:
- kurā brīdī un kā tiek nosūtīti rēķini klientiem un kā tas notiks ar e-rēķiniem;
- jānovērtē vai esošā rēķinu veidošanas un apstrādes sistēma nodrošina e-rēkinu apriti;
- jāizvērtē kā notiek piegādātāju rēķinu apstiprināšana – ja līdz šim tas notika uz papīra vai e-pastā, tad tagad tas būs jādara elektroniski. Jāizvērtē, vai esošā grāmatvedības sistēma atbalsta ierakstu apstiprināšanu un jāpārliecinās, ka visi e-rēķinu apritē iesaistītie darbinieki māk strādāt ar sistēmu.
E-rēķinu piegādes kanāli
Ar e-rēķina failu vien nepietiek, jo tas jāprot arī nogādāt līdz saņēmējam kā arī saņemt no saviem piegādātājiem. Līdz šim rēķinus pārsvarā sūtījām pa e-pastu vai nogādājām klientam papīra formātā, taču kā ir ar e-rēķiniem? Šobrīd likumdošana nosaka trīs dažādus e-rēķina apmaiņas kanālus:
- E-adrese – pagaidām paredzēts valsts pārvaldes iestādēm rēķinu saņemšanai;
- E-pasts: Pusautomātisks process, kur fails jānosūt pa e-pastu un manuāli jāimportē saņēmēja grāmatvedības sistēmā.
- E-rēķinu operators, FTP serveri – automātisks datu apmaiņas kanāls, kas ļauj apmainītes ar rēķina datiem divām grāmatvedības programmām.
Kas ir e-rēķinu operators?
E-rēķinu operators ir uzņēmums, kas nodrošina e-rēķinu failu apmaiņu starp dažādām programmām, piemēram, starp divām dažādām grāmatvedības programmām, starp grāmatvedības programmu un un e-adresi, starp e-adresi un Eiropas PEPPOL tīklu un tā tālāk. Līdzīgi kā e-pasta serveri pārsūta e-pastus, e-rēķinu operatori pārsūta e-rēķinu failus. Tas ir īpaši noderīgi lielajiem uzņēmumiem, kur datu apjoms ir liels. Dažādas Latvijā populāras grāmatvedības programmas ir izveidojuši savienojumu ar šiem operatoriem, lai apmaiņa ar datiem varētu notikt automātiski.
Kāda jēga no e-rēķiniem?
Cerot, ka e-rēķinu apmaiņā sāks piedalīties aizvien vairāk uzņēmumu, varam sagaidīt arī patieso “jēgu” un ieguvumu no šī, šobrīd apgrūtinošā procesa – darba automatizāciju rēķinu apstrādes procesā. Patiesais ieguvums rodas tieši rēķinu saņemšanā, it īpaši, ja to darām no sistēmas uz sistēmu:
- Automatizēta rēķinu apstrāde: Rēķini automātiski ienāk grāmatvedības sistēmā bez manuālas datu ievades. E-rēķins satur arī rēķina rindas, kas īpaši svarīgi, ja saņemam preces.
- Drošība: Samazinās risks apmaksāt “viltus” rēķinus.
- Mazāk kļūdu: Datu ievades kļūdas vai OCR digitalizācijas nepilnības tiek izslēgtas.
- Efektivitāte: Rēķini vairs nenoklīst e-pastos vai mēstuļu mapēs.
- Ātrāka apmaksa: Automatizēti procesi veicinās ātrāku rēķinu apmaksu.
Kā sagatavoties e-rēķinu apritei
Ar 2026. gada 1. janvāri ar e-rēķiniem būs jāapmainās visiem uzņēmējiem, arī pašnodarbinātām personām, tādēļ ir ļoti svarīgi tam laikus sagatavoties:
- Pārbaudīt esošās sistēmas:
- Vai grāmatvedības programma atbalsta e-rēķinu izveidi un saņemšanu?
- Vai darbinieki ir apmācīti darbam ar jauno sistēmu?
- Maziem uzņēmumiem, kas rēķinus veido Excel, jāmeklē kas jaudīgāks, piemēram MONEO GO, kas nodrošina e-rēķinu izveidi pārlūkā.
- Izvēlēties piegādes kanālu:
- Vai izmantosit e-adresi, e-pastu vai e-rēķinu operatoru?
- Jāizvērtē, ko pieprasa jūsu klienti un piegādātāji.
- Apsvērt datu apjomu:
- Ja rēķinu apjoms ir liels, e-rēķinu operators būs ērtāks risinājums.
- Plānot apstiprināšanas procesu:
- Jānoskaidro, kā rēķinus apstiprinās un vai esošā programma atbalsta elektronisku rēķinu apstiprināšanu.
Ar MONEO uzņēmums ir gatavs e-rēķinu apritei jau šodien!
MONEO nodrošina:
- E-rēķinu izveidi un manuālu nosūtīšanu;
- Automatizētu rēķinu sūšanu pa e-pastu;
- Integrāciju ar e-rēķinu operatoriem.
Vairāk par darbu ar e-rēķiniem MONEO programmā var lasīt šeit.
Uzdod savu jautājumu par e-rēķiniem
Ja tev vēl ir palicis kāds jautājums par e-rēķiniem, uzdod to šeit un mēs sniegsim atbildi.
